FAQ

1. Obowiązek dotyczy tylko prowadzących sprzedaż dla osób fizycznych.

2. Podstawowym kryterium jest przekroczenie obrotu 20 000 zł (na rzecz osób fizycznych) w roku poprzedzającym, a dla rozpoczynających działalność 20 000 zł w proporcji do okresu prowadzenia działalności w roku podatkowym (limit =(liczba dni prowadzenia działalnośi w roku podatkowym)/365*20 000 zł).

3. Określone towary i usługi podlegają obowiązkowi ewidencjonowania w kasie fiskalnej bez względu na obrót.

4. Istnieje szereg zwolnień podmiotowych i przedmiotowych od obowiązku. Są one określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20.12.2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwykle jest to okres 2 miesięcy od momentu powstania obowiązku, chyba, że w danym przypadku Rozporządzenie określa inny termin. 

Podatnicy mogą odliczyć od podatku kwotę 700 zł, nie więcej jednak niż 90% ceny zakupu kasy fiskalnej (netto). Dodatkowo koszt zakupu kasy może być zaliczony w koszty firmy.

1. Przed fiskalizacją należy złożyć oświadczenie o liczbie kas (także rezerwowych) i przewidywanym miejscu ich instalacji, w Urzędzie Skarbowym. 

2. Wykonaj fiskalizację w obowiązującym terminie. 

3. W ciągu 7 dni po fiskalizacji kasy złóż wypełniony formularz „Zgłoszenie kasy przez podatnika” w Urzędzie Skarbowym. 

4. Warunkiem uzyskania odliczenia jest dowód zapłaty za kasę. 

5. Rozlicz wydatek w deklaracji podatkowej za kolejny miesiąc lub miesiące, zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących tekst jednolity, a jeżeli nie jesteś aktywnym płatnikiem VAT wystąp do Urzędu Skarbowego o zwrot na konto. 

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy prowadzących sprzedaż towarów lub usług, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.

Zakupiona kasa staje się kasą fiskalną dopiero w momencie fiskalizacji wykonywanej przez uprawnionego serwisanta.

Fiskalizacja powinna zostać przeprowadzone przed terminem powstania obowiązku, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą, która powinna zostać zaewidencjonowana w kasie. Zalecamy zakup kasy nieco wcześniej, aby poznać kasę i uniknąć błędów rejestracji po ufiskalnieniu. Ufiskalnienie bywa operacją stresująca. Zalecamy przeprowadzenie tej operacji na tyle wcześniej, by pośpiech nie stał się przyczyną kosztownych pomyłek. UWAGA! Przed terminem ufiskalnienia kasy należy wysłać do US oświadczenie. Warto pamiętać, że przy większej ilości kas fiskalizację zwykle można rozłożyć na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Decyzję o zakupie kasy rezerwowej trzeba podjąć samemu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku awarii kasy i braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży towarów i usług.

Aby skorzystać z odpisu (90% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 700 zł) trzeba być właścicielem kasy (nie skorzysta z ulgi podatnik nabywający kasę w drodze leasingu, dzierżawy, użyczenia lub odkupienia od firmy nie upoważnionej do sprzedaży kas), posiadać dowód zapłaty całej należności, posiadać kasę z homologacją Prezesa Głównego Urzędu Miar ważną w momencie zakupu kas, przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosić oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas, w ciągu 7 dni od ufiskalnienia powiadomić US na właściwym formularzu. 

UWAGA! Trzeba pamiętać, że odpis przysługuje wyłącznie tym, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie, warto więc zadeklarowaną liczbę kas powiększyć o kasy rezerwowe lub przeznaczone do planowanych do otwarcia nowych punktów sprzedaży. W przypadku, gdy przepisy nałożyły obowiązek prowadzenia ewidencjonowania na kasie jedynie wybranych towarów, a następnie obowiązek ten został poszerzony i wynika z tego konieczność dokupienia nowych kas można uzyskać odpis także na te dodatkowe kasy. 

Należy użytkować kasy zgodnie z przepisami.

Jeżeli kasa jest użytkowana niezgodnie z obowiązującymi przepisami, grozi utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy, utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe) grzywna do 180 stawek dziennych. W przypadku zaprzestania użytkowania kasy w okresie do 3 lat (z powodu likwidacji firmy, kradzieży kasy, zniszczenia kasy itp.) także powstaje obowiązek zwrotu odpisu.

Prowadząc sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej sprzedający ma obowiązek: wydać oryginał paragonu kupującemu, na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia), po zakończeniu miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny (maksymalnie do 25 dnia kolejnego miesiąca), zlecać serwisowi nie rzadziej niż co 24 miesiące wykonanie przeglądu technicznego kasy (grozi zwrotem odliczenia 90% wartości kasy), przechowywać w odpowiednich warunkach raporty i kopie paragonów (także w postaci elektronicznej) przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone.

Paragon powinien zawierać: nazwisko (nazwę) podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej, nazwy sprzedawanych towarów i usług pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację, ceny jednostkowe towarów i usług, wartość sprzedaży, stawki podatku, kwotę należności.

Jeżeli Klient rezygnuje z zakupu to przed zakończeniem sprzedaży, czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA (CZEK, KREDYT) możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (STORNO).

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty.

Możesz jednak Klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy wprowadzić do odrębnej ewidencji dotyczącej zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży.

Ewidencja taka musi zawierać: datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację; termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usług będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego- w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego- w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży: dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży oraz protokół przyjęcia towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. 

Jesteś zobowiązany do wystawienia faktury na życzenie Klienta pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, który należy dołączyć do kopii faktury.

Kontrola kas rejestrujących przez urzędnika US polega na sprawdzeniu: stanu technicznego kasy, plomb, prawidłowości obsługi Klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), dobowego raportu fiskalnego, zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), numeru: fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez US należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu), książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).

Należy stosować papier z atestem: kupując papier słabej jakości np.: pylący, zwiększa się faktyczne koszty eksploatacji kasy przez konieczność dodatkowej konserwacji drukarki i nie ma gwarancji przechowania raportów przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

W przypadku zagubienia, zniszczenia lub kradzieży książki serwisowe kasy należy niezwłocznie powiadomić o tym Naczelnika Urzędu Skarbowego, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do Serwisu Głównego o wydanie duplikatu.

Jeżeli odzyskałeś utraconą kasę (np. po kradzieży), przed ponownym zastosowaniem musisz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

Kolektory danych są urządzeniami przygotowanymi do pracy w trudnych warunkach, aczkolwiek nie wszystkie dysponują wystarczającą odpornością na kurz i wilgoć by nadawać się do ciągłej pracy na zewnątrz. W celu określenia szczelności stosuje się normę IP mówiącą o odpowiednim poziomie zabezpieczeń. Chcąc używać kolektora na zewnątrz (np. magazyn budowlany) trzeba właśnie na tą normę zwrócić uwagę. Powinna ona być określona co najmniej na poziomie IP54, a dodatkowo dobrze jest gdy kolektor toleruje pracę w temperaturach poniżej zera (np. -10 stopni) Wszystkie dane na ten temat można znaleźć w broszurach informacyjnych lub instrukcji obsługi.

Do pracy na zewnątrz polecić możemy kolektory Cipherlab CPT8300, CPT8400, CPT8600, 9700  lub  UNITECH HT682, HT510

• Kolektor danych to sposób na szybką inwentaryzację. Stosując podczas inwentaryzacji kolektor danych można zaoszczędzić nawet 60% czasu. 
• Kolektory danych są wykorzystywane w codziennej pracy. Poza inwentaryzacją, najczęściej spotykanym zastosowaniem kolektora jest wprowadzanie dostaw do magazynu (dokumenty PZ), oraz kompletacja i wydawanie towaru z magazynu ( WZ ). Niektóre dostawy do sklepów osiągają nawet po 500 pozycji na fakturze. Użycie kolektora skróci czas przyjęcia nawet o 80%, eliminując błędy przy wprowadzaniu nowych produktów do programu handlowego.
• Zastosowanie kolektora w sklepie to koniec nieskończonych wydruków bazy towarowej i koniec uciążliwego szukania danego towaru na wydruku w celu weryfikacji cen. Możliwość wprowadzenia do pamięci kolektora bazy towarowej z programu handlowego, pozwala na kontrolę i korygowanie cen towarów na półkach sklepowych. Połączenie kolektora on-line (poprzez WiFi) z bazą towarową pozwala dodatkowo na wprowadzenie w czasie rzeczywistym przecen i promocji bezpośrednio do systemu sprzedaży.
• Dzięki małym gabarytom i niewielkiej wadze, kolektor jest przydatnym narzędziem dla przedstawiciela handlowego. Współczesne aplikacje pracujące "na pokładzie" kolektora umożliwiają:

1. wprowadzenie bazy kontrahentów do pamięci kolektora
2. wyszukiwanie, w pamięci kolektora, kontrahenta według numeru NIP lub po nazwie
3. wgranie bazy towarowej do pamięci kolektora (baza pracuje równolegle z bazą kontrahentów)
4. wyszukiwanie towaru po nazwie i według kodu kreskowego
5. wysyłanie zamówień lub faktur bezpośrednio do firmy poprzez GPRS lub WiFi

• Kolektor danych może pracować także jako czytnik kodów kreskowych. Funkcja ta jest realizowana poprzez podłączenie kolektora do komputera kablem lub bezprzewodowo za pomocą WiFi albo Bluetooth.
• Kolektory wykorzystywane są również w gastronomii, gdzie spełniają rolę elektronicznych bonowników. Używane są do zbierania zamówień od Klientów, oraz automatycznego przesyłania informacji pomiędzy kelnerami a barem lub kuchnią.
• Dzięki kolektorom możliwa jest identyfikacja osób na podstawie biletu, karnetu lub karty identyfikacyjnej. Wykorzystywane są np. do kontroli czasu pracy czy obsługi imprez masowych (eliminacja osób niepożądanych lub fałszywych biletów z wykorzystaniem kodów kreskowych lub unikalnych identyfikatorów RFID zaszytych w karnetach).

Za pomocą kolektorów możliwę są również:

• Rejestracja procesu produkcji (np. tworzenie informacji w kodzie kreskowym zawierającym historię produktu na każdym etapie produkcji).
• Pobieranie danych z urządzeń rejestrujących rozmaite transakcje (np. kopiowanie raportów sprzedaży z kas fiskalnych do pamięci kolektora).
• Wykonywanie wydruków bezpośrednio na drukarkę (np. drukowanie przecen lub etykiet opisowych poprzez WiFi lub Bluetooth).
• Współpraca z urządzeniami posiadającymi port komunikacji szeregowej (np. wagi, czujniki i sterowniki przemysłowe).
• "Inteligentna" analiza danych wprowadzonych do kolektora (np. sumowanie wprowadzonych ilości, wyliczanie różnic).

Cztniki liniowe CCD (diodowe)

+ Szeroka wiązka umożliwia odczyt podniszczonych lub niewyraźnych kodów, niektóre czytniki diodowe potrafią odczytywać kody z ekranu telefonu lub komputera

- Niestety, ponieważ wiązka skanująca świeci zakresem bardzo zbliżonym do czerwonej składowej światła słonecznego, jego skuteczność znacznie spada w mocno naświetlonych środowiskach (np. na zewnątrz budynku).

Czytniki laserowe (jedno-liniowe)

+ Mocno skupiona wiązka pozwala skutecznie skanować w nasłonecznionych miejscach, odczytywać zafoliowane kody

- Nie potrafi odczytać kodu z ekranu LCD

Czytniki 2D (Imager 2D)

+ skupia zalety diodowego i laserowego modułu skanującego, a dodatkowo pozwala odczytać złożone kody 2D zawierające znacznie więcej informacji od tradycyjnych kodów kreskowych

- czasem odczytuje niewłaściwy kod, jeśli w obszarze skanowania znajduje się więcej niż jeden (kody nadrukowane są zbyt blisko siebie)

Kody 2D nie są ciężkie do odróżnienia, aczkolwiek nie występują tak licznie jak kody kreskowe znajdujące się praktycznie na każdym produkcie dopuszczonym do sprzedaży detalicznej.

Kod 2D składa się z wielu „punkcików” umieszczonych symetrycznie w obrębie kwadratowej powierzchni kodu, natomiast kod kreskowy składa się z wielu pionowych linii (o różnych grubościach) umieszczonych w rzędzie obok siebie w obrębie powierzchni prostokątnej. 

Oto przykłady:

kod 2D –           - kod kreskowy 

Okręgowe Stacje Kontroli Pojazdów lub profesjonalne warsztaty samochodowe prowadzone są zazwyczaj z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania komputerowego, a dodatkowo podczas okresowych badań technicznych zobowiązane są do uzupełniania danych dotyczących badanego pojazdu w bazie CEPIK. Do bezbłędnej i sprawnej identyfikacji pojazdu służy specjalny kod umieszczony w dowodzie rejestracyjnym, a do jego odczytu niezbędny jest odpowiedni czytnik, potrafiący „wyciągać” potrzebne dane. Niestety zwykły czytnik liniowy, jaki stosuje się w małych sklepach do tego celu nie wystarczy - trzeba zastosować czytnik typu „imager 2D”  rozpoznający złożone kody 2D występujące w formacie Aztec.  

Do pracy w warsztatach samochodowych polecamy czytniki Honeywell 1450g  lub UNITECH MS842r

Zarówno czytniki  jak i kolektory mogą być wyposażone w odmienne typy modułów skanujących kody.

Różnice mogą być widoczne lub niezauważalne w pierwszym momencie ale mogą mieć ogromny wpływ na skuteczność działania całego urządzenia. 

- moduł diodowy i laserowy zbudowany jest na podobnej zasadzie – oba generują wiązkę czerwonego światła w postaci poziomej linii, która podświetla kod i pozwala odpowiednim czujnikom „dostrzec” paski oraz przerwy skanowanego kodu kreskowego / różnica polega na grubości wiązki i skuteczności odczytu w zależności od panujących warunków oświetleniowych, czy jakości kodu kreskowego

Laser:               Dioda:    

- moduł wizyjny (imager 2D) działa na zasadzie zbliżonej do cyfrowego aparatu fotograficznego - skanuje cały widoczny obszar, a szybki procesor rozpoznaje zawarty w nim kod kreskowy lub 2D i przekazuje zdekodowany wynik  do komputera, kasy albo innego urządzenia / w odróżnieniu do czytników liniowych imagery 2D potrafią czytać kody w dowolnej orientacji i umieszczone na praktycznie dowolnej powierzchni, bez względu na oświetlenie

2D:  

Przy wyborze należy kierować się przede wszystkim rodzajem odczytywanych kodów.

Jeśli istnieje potrzeba odczytu kodów dwuwymiarowych nie należy wybierać czytnika diodowego lub laserowego, ponieważ one takich kodów nie potrafią odczytać.

Natomiast gdy występują jedynie kody kreskowe warto zastosować dodatkowe kryterium w postaci konieczności odczytu kodu z ekranu komórki czy komputera (dioda potrafi, a laser nie)

Klimatyzator przenośny jest najczęściej wykorzystywany w miejscach, gdzie nie ma możliwości instalacji klimatyzacji stacjonarnej. Jak nazwa wskazuje można umieścić go w dowolnym miejscu w klimatyzowanym pomieszczeniu. Idealnie nadaje się do pomieszczeń, gdzie montaż jednostki zewnętrznej jest utrudniony, bądź niemożliwy. Pobór mocy poniżej 1 kW pozwala na podłączenie go do dowolnego gniazdka.

Klimatyzator Split jest to połączenie jednej jednostki wewnętrznej klimatyzatora z jedną jednostką zewnętrzną (agregatem). Stosowany jest tu system 1x1. Zaliczamy do nich klimatyzatory ścienne, kasetonowe, kanałowe, podłogowe/sufitowe, konsole.

System Multi Split polega na połączeniu kliku jednostek wewnętrznych z jedną jednostką zewnętrzną. W systemach Multi można dokonać każdej kombinacji złożonej klimatyzatorów czterech jednostek wewnętrznych dowolnego modelu np. jednostki wewnętrzne naścienne, podłogowo-sufitowe oraz podłogowe.

Do wyboru są agregaty zewnętrzne multi, pracujące zarówno w trybie chłodzenia jak i z pompą ciepła. Stosowany jest do miejsc, w których niemożliwa jest instalacja wielu jednostek zewnętrznych (względy estetyczne, zakaz administratora budynku itp.). Występują również systemy Super Multi, w których można połączyć nawet do 9 jednostek wewnętrznych pracujących z jednym agregatem zewnętrznym w zależności od producenta.

Jednostka wewnętrzna to część klimatyzatora, która jest zamontowana wewnątrz pomieszczenia. Zaliczamy do nich jednostki naścienne, kasetonowe, kanałowe, podłogowe/sufitowe, konsole.

Agregat zewnętrzny to zewnętrzna część klimatyzatora tzw. jednostka zewnętrzna. Montowana jest na zewnątrz pomieszczenia lub na dachu. Może być połączony z jednym klimatyzatorem (Split), bądź z wieloma w systemie Multi Split.

Klimatyzator ścienny najpopularniejszy typ klimatyzatora. Montowany na ścianie pomieszczenia. Klasyczny panel o różnorodnym design.

Klimatyzator kasetonowy kompaktowa konstrukcja. Montowany przeważnie przy podwieszanych sufitach. Kształt kwadratowy, bądź prostokątny. Możliwość nawiewu w 1-ym, 2-óch bądź 4-ech kierunkach.

Klimatyzator kanałowy montowany najczęściej w kanałach wentylacyjnych. Panel prostokątny. Urządzenie praktycznie niewidoczne wewnątrz pomieszczenia.

Klimatyzator podłogowo/sufitowy montowany najczęściej w miejscach, w których niemożliwy jest montaż zwykłej jednostki ściennej. Proponowany do pomieszczeń ze skosami na ścianach lub przy podłodze.